Numerar con criterios los registros de una tabla en Microsoft Access

Escrito por Administrador

11 de abril de 2023

El mes pasado, vimos cómo numerar todos los registros de una tabla en Microsoft Access, pero ¿y si queremos numerar en base a ciertos criterios? Te explico cómo hacerlo.

Supongamos que tenemos una tabla como la de la figura, con todos los campos rellenos menos el de "Consecutivo",

saber-usuarios-conectados-base-datos
He creado un formulario con un solo botón que, al pulsarlo, numerará todos los registros de la tabla por orden, con una peculiaridad: la numeración se reiniciará al cambiar de número de factura.
saber-usuarios-conectados-base-datos
El código que hay detrás del botón es el siguiente,
Private Sub Consecutivo_Click()

'Dimensionamos las variables

Dim dbs As DAO.Database
Dim rst As DAO.Recordset
Dim factura As String

'Creamos RecordSet

Set dbs = CurrentDb()
Set rst = dbs.OpenRecordset("Select * from Facturas")

'Inicializamos variables

contador = 1

'Actualizamos el campo Consecutivo de la tabla Facturas

rst.MoveFirst

Do Until rst.EOF

'Si coinciden los campos Proveedor y factura con el del registro anterior, sumamos una unidad al contador

If rst!Proveedor = Proveedor And rst!factura = factura Then

contador = contador + 1

Else

'En caso contrario, reiniciamos el contador

contador = 1

End If

'Guardamos los valores del registro actual para compararlos con los del próximo registro

Proveedor = rst!Proveedor
factura = rst!factura

'Actualizamos el campo Consecutivo de la tabla

rst.Edit
rst!Consecutivo = contador
rst.Update
rst.MoveNext

Loop

'Mostramos un mensaje de fin de la operación

MsgBox "Operación realizada con éxito"

End Sub

Como veis, he creado un RecordSet con todos los registros de la tabla "Facturas" y lo vamos recorriendo actualizando el valor del campo "ID". Para ello, uso una variable llamada contador, que empieza con valor 1, y en cada iteración aumenta en una unidad.

En caso de coincidir los campos "Proveedor" y "Factura" con los del registro anterior, la numeración será secuencial. En caso contrario, restablecemos el índice y volvemos a comenzar desde 1.

Finalmente, la tabla queda de la siguiente manera,

saber-usuarios-conectados-base-datos

Después

Espero que este ejemplo te ayude a numerar con criterios los registros de una tabla que hayas creado en Microsoft Access de una manera sencilla.

Por último, quiero invitarte a compartir tus dudas en los comentarios o en el foro. Intentaré ayudarte en todo lo que pueda, y así aprenderemos todos.

Hasta la próxima.

Si te ha servido y quieres donar

Descarga el archivo del ejemplo

4 Comentarios

  1. Avatar

    Hola buenas tardes, me podrías ayudar? Intento hacer esa autonumeración en un campo de RECIBOS, pero que esta autonumeración no avance si se selecciona "SI" en el campo REQUIERE FACTURA. Se puede? Muchos saludos!

    Responder
    • Avatar

      Hola Claudia,

      Claro que se puede! Sólo tienes que completar las condiciones del recordset con la cláusula WHERE,

      Set rst = dbs.OpenRecordset("Select * from Facturas where Requierefactura=False")

      De esta manera, solo seleccionas los registros que cumplan los requisitos para ser numerados.

      Si tienes cualquier duda, abre un hilo en el foro, sube el programa y lo miramos.

      Saludos.

      Responder
  2. Avatar

    Hola,
    ¿Qué pasa si el campo proveedor no esta ordenado alfabeticamente? existe alguna manera de que encuentre el último id de ese proveedor y lo actualice de manera secuencial

    Responder
    • Avatar

      Hola Diego,

      Tendrías que crear un lazo interno que volviese a recorrer todos los registros buscando la última id para ese proveedor y factura. Este método no sería muy eficiente porque, dependiendo del número de registros, puede llegar a ralentizar bastante el proceso.

      Si es tu caso, te aconsejaría ordenar previamente la tabla según los criterios a utilizar para realizar la numeración y posteriormente hacerlo tal cual lo tienes en el ejemplo.

      Saludos.

      Responder

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